Как понять, что класть в одно пространство, а что - в другое?

Пространство = зона ответственности. Смешивать «HR» и «ИТ-регламенты» в одном дереве неудобно для поиска и прав.

По шагам

1. Спросите: кто владелец темы и кто чаще читает.
2. Если права разные - разные пространства.
3. Внутри пространства держите дерево не глубже 3–4 уровней.

Лучше два простых пространства, чем одно «свалка всего».