Кому какой доступ выдавать в команде?

Права - про ответственность. Читатель видит. Редактор меняет текст. Управление - настройки пространства.

По шагам

1. Руководители процессов - просмотр и комментарии.
2. Авторы регламентов - редактирование своего пространства.
3. Админ организации - пользователи и критичные настройки, не обязательно правит каждый текст.

Широкий «всем редактировать» экономит час сейчас и стоит неделю разбора потом.